7 Etapas del Proceso de Negociación

7 Etapas del Proceso de Negociación

1. La Preparación: Una buena preparación es la vía más segura para llegar a una negociación exitosa. En esta primera fase podemos distinguir estos cuatro aspectos
• Los objetivos: Establece los objetivos, así como explicitar el orden de prioridad de éstos, tanto de los nuestros como de los del Contrario, es el aspecto central de la fase.
• La información: En esta fase no sólo debemos buscar información sobre la otra parte y contrastar la que ya tenemos, sino que también tenemos que sopesar la información que estamos dispuestos a dar y el momento y la forma de hacerlo.
• La Estrategia: ¿Qué plan de acción vamos a seguir para alcanzar las metas previstas? La planificación de la estrategia constituye una parte importante de la preparación. Aquí debemos tener en cuenta al menos estas dos cosas: evitar siempre hacer unos planes estratégicos excesivamente elaborados, y no plantear la estrategia de una forma demasiado rígida, sino ser capaces de reaccionar ante los hechos surgidos en el curso de la negociación.
• Las Tareas: Cuando las negociaciones son grupales, hay que dejar claras las funciones de cada miembro del grupo negociador. De hecho, la experiencia demuestra que resulta muy difícil hablar, escuchar, pensar, escribir, observar y planear simultáneamente. Por ello se hace necesario repartir las tareas entre los miembros del equipo negociador, tareas que son estas tres: dirección, síntesis y observación.
2. La Discusión: 
• Como sabemos, y es evidente, las personas negocian porque tienen, o creen tener, un conflicto de derechos o de intereses. Cuando las partes se reúnen por primera vez para negociar los temas en litigio, es cuando más conscientes son de la existencia del conflicto y cuando más desconfianza mutua existe. 
• La etapa de discusión no es un obstáculo, sino una oportunidad. Puede proporcionarnos acceso a todo tipo de información sobre los objetivos, compromisos e intenciones de nuestro opositor a través de una fuente inapreciable: él mismo. 
• La discusión nos permite explorar los temas que nos separan de nuestro opositor, sus actitudes, intereses e inhibiciones. Y nos ofrece una buena oportunidad de contrastar las hipótesis que sobre el que hicimos durante la preparación.
3. Las Señales: 
• Para facilitar un acuerdo, las partes deben hacer movimientos de aproximación mutua. Pero ello le plantea un serio problema al negociador: cómo estar seguros de que un movimiento de una parte irá acompañado por otro movimiento de la parte contraria. En todo caso, conviene siempre premiar los molimientos hacia el acuerdo de la otra parte y penalizar los movimientos hacia el desacuerdo. 
• La señal es un medio que utilizamos negociadores para indicar su disposición a negociar sobre algo. Es también algo más: revela una disposición que ha de ser correspondida por la otra parte. Las ventajas de este comportamiento' son claras. Puede servir para cortar una discusión circular e inútil. 
• Unos signos recíprocos son un 'salvoconducto' para el negociador, que puede avanzar nuevas propuestas sin temor a que este movimiento conciliador sea considerado como una rendición. De ahí la necesidad de que los negociadores sepan escuchar: cuando hablan más que escuchan, no suelen captar las señales de la otra parte. 
• Ahora bien, no olvidemos que el envío de señales- no implica forzosamente un acuerdo, ni elimina el conflicto, sino que sólo posibilita la negociación, creando así la fusibilidad de un acuerdo.
4. Las Propuestas: 
• Antes o después, los negociadores tienen que discutir sus propuestas, pues son las propuestas las que se negocian y no las discusiones, aunque antes habrá que negociar ciertas cuestiones previas fundamentales como la forma de la mesa, la presidencia o el orden del día. Por otra parte, en esta fase el lenguaje de la propuesta debe ser exploratorio y no comprometedor. 
• Las propuestas deberán ser más específicas en la fase de intercambio, pero en la discusión se necesitan unos avances cautelosos, no unas ofertas arriesgadas e inequívocas.La recepción de una propuesta es la otra cara de su presentación. Sugerimos dos reglas importantes. En primer lugar, no interrumpir la exposición de las propuestas.
  En segundo lugar, no pasar a un rechazo inmediato. Es mejor tratar la propuesta y a su autor con cierto respeto. Escuchemos la propuesta. Hagamos preguntas para aclarar los puntos que no veamos claros (puede proporcionarnos señales) y, después, pidamos tiempo para estudiarla o, si estamos preparados, demos una respuesta inmediatamente... Un 'no' rotundo sin más explicación no sirve para nada, lo único que hace es llevarnos de vuelta a la discusión e incluso a la ruptura.
• Ante este caso debemos pedir alternativas y tratar de conseguirlas con paciencia de la otra parte. Finalizadas estas cuatro primeras fases, las dos siguientes constituyen las más intensas del proceso de negociación: montaje del paquete y el intercambio. Estas fases son las que exigen mayor atención y práctica, pues es en ellas donde se gana el dinero, los premios y las satisfacciones. Todo el proceso anterior ha ido dirigido precisamente a estas dos etapas.
5. El Intercambio: 
• Aquí se trata de obtener algo a cambio de renunciar a otra cosa. Aquí la regla más importante es que toda propuesta y toda concesión sean condicionadas. No debe darse nada gratis, sino que cada concesión que hagamos debe ir seguida de una concesión de la otra parte. Con ello conseguimos dos cosas: en primer lugar, que nuestro opositor reciba una clara señal del precio que ponemos a la concesión, y en segundo lugar, le estaremos educando para el intercambio: tiene que responder a todas nuestras concesiones con otras concesiones.
6. El Cierre: 
• Como ya hemos dicho, la negociación es siempre el terreno de lo inestable, lo inseguro y lo movedizo, más aún lo es en esta fase en la que el negociador se enfrenta a dos tipos de tensión. La primera es la incertidumbre intrínseca a toda negociación: no saber realmente si hemos conseguido sacar a nuestro opositor todas las concesiones posibles, por lo que solemos retrasar la decisión de aceptar lo que se nos ofrece en un momento por si podemos conseguir más. 
• La segunda tensión es la que nos empuja a llegar a un acuerdo antes de que nuestro oponente nos saque más a nosotros. Cuanto más dura la negociación, más tiempo tenemos para sacar todas las concesiones posibles a nuestro opositor, pero también tiene más tiempo él para hacer lo mismo con nosotros. 
• Por consiguiente, no es raro encontrar negociadores incapaces de poner el punto final. "Incapaces de cerrar el trato, siguen negociando, a veces haciendo concesiones aparentemente pequeñas pero que sumadas resultan tener un coste impresionante. Si cerramos con éxito una negociación, debemos llegar a la octava y última fase, el acuerdo.
7. El Acuerdo: 
• Pero el propósito de la fase de cierre es conseguir un acuerdo sobre lo que se ofrece, un acuerdo satisfactorio para las dos partes. El acuerdo es la última fase de la negociación. Negociamos para llegar a un acuerdo. "El acuerdo es, sin embargo en momento muy peligroso. El alivio que supone llegar a un acuerdo, cuando desaparecen las tensiones de las fases anteriores, provoca un alto nivel de euforia. 
• Y esta euforia puede ser un somnífero y hacer bajar la guardia a los negociadores. Cuando estamos muy interesados en llegar a un acuerdo y aliviados por haberlo conseguido, podemos descuidar los detalles menores de lo acordado.

References:

• Etapas de la Negociación: http://www.gestiopolis.com/teoria-tipos-etapas-negociacion/
• Procesos de la Negociación: http://www.marketing-xxi.com/tecnicas-y-procesos-de-negociacion-102.htm
• Etapas en la Negociación: http://www.elergonomista.com/conflictonegetapas.html